专业律师指导建文件文书风控审核制度
日期：2018-12-28
作者：咖律网 来源：dakalaw.com
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一、定义：
1、所谓【法律性文件文书】，指企业各职能部门及子公司、分公司对外所签署的设定有权利义务关系的文件，包括但不限于各类合同、协议、表单、通知、函件等；公司内部的各种重要之规章制度、流程规范等，由制定该规章或规范的部门上级主管确定是否属法律性文件的范畴。
2、为方便起见，以上法律性文件概括称之为【文件】。
二、文件审核权限及会签：
1、初审：文件的初审应由该文件的经办人负责。经办人应对文件中的基本内容，如：文件中的当事人主体信息是否准确，数量、质量、价款等条款是否按约定填列准确等；以确保文件中内容的填列与实际状况相符。
2、复审：由该文件经办人员的分管领导负责。分管领导重点应把握文件中大的方向与原则，以确保该文件不会与公司的正常经营相抵触或与签订该文件的初衷相违背。
3、法律审核：由法务部安排外聘的专业律师负责。律师重点审核文件中的权利义务关系部分，并对文件的整体内容进行全面性审核，以确保该文件在法律上的合法性、可操作性及对公司利益的保障性。
4、其他审核：特殊文件的审核权限依实际状况而定。
5、会签：文件审核依上述流程各相关人员在审核完毕后依次在《会签单》上签字。
三、文件审核相关事项：
1、时限：审核时限，自经办人填写《会签单》至最后审定，原则上应控制在1-3个工作日内；特殊复杂的文件应在5个工作日内审核完毕。
2、用印：文件用印必须在审核流程全部完毕，并且相关人员在《会签单》上签字后方可进行。未经律师审核会签之文件，不得用印。
3、文件审核流程中相关审核权限人员不在岗，应通过内部系统、电子邮件或电话等方式进行审核，或委托有能力审核之代理人员进行审核；审核完毕若无法自行在《会签单》上签字，则委托他人签字，代签人员需写明缘由并由审核人员事后补签。
四、文件的保管
1、文件原则上至少多份，例如签订的合同原则上至少一式三份，确保公司至少留存二份原件。一份由经办部门自行保管，另一份交由档案中心或法务部保管。
2、法务部及经办部门应建立专门档案，对公司各种法律性文件予以存档保管，并方便公司高层及各部门相关人员查阅。
3、经办部门应设置专人负责本部门法律性文件的保管工作，法务部会对各部门的法律性文件档案进行不定期检查，若档案保管不当或者遗失，公司将追究个人责任。
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许有根 律师
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